Fra menukort til bestilling

Sådan gør cateringfirmaer det nemmere at vælge mad til festen

Maden er en af de ting, gæsterne samles om til en fest. Men for værten begynder overvejelserne længe før, det første fad bliver sat på bordet.

Er der nok til alle? Kan børnene lide det? Hvad skal den vegetariske gæst have? Og hvor meget af aftenen kommer man selv til at tilbringe i køkkenet?

Når man bestiller catering, køber man også hjælp til at få arrangementet til at fungere. Derfor har cateringfirmaer meget at vinde ved at gøre det let at forstå både menuen og alt det praktiske omkring den.

Det begynder med appetitlige beskrivelser og billeder. Men vejen fra menukort til bestilling kræver også svar på de spørgsmål, der opstår, når man skal sørge for mad til mange mennesker.

Giv kunden noget at glæde sig til

“Lækker buffet med sæsonens råvarer” lyder umiddelbart fint. Alligevel er det svært at forestille sig, hvad der faktisk kommer på bordet.

Er der tale om langtidsstegt kød, sprøde salater og hjemmebagt brød? Eller fisk, små kolde anretninger og lune grøntsagsretter?

En god menubeskrivelse gør maden konkret. Den fortæller, hvad retterne består af, hvordan de er tilberedt, og hvilket tilbehør der følger med.

Der er eksempelvis forskel på at skrive “kylling med salat” og “ovnstegt kylling med citron og timian, serveret med en salat af bagte gulerødder, linser og persille”. Den sidste beskrivelse giver kunden en reel mulighed for at vurdere, om retten passer til selskabet.

Det kræver ikke lange tekster eller store armbevægelser. Ofte er navnene på råvarerne og en præcis beskrivelse af tilberedningen nok.

Ord som hjemmelavet, lokalt og økologisk skal selvfølgelig kun bruges, når de dækker over det, der bliver leveret. Forventningerne skal passe til måltidet.

Vis den mad, kunden kan bestille

Billeder har en oplagt plads på et menukort. De kan vise farver, konsistens og anretning på en måde, som tekst har svært ved at gøre alene.

Men billederne skal også hjælpe kunden med at forstå produktet.

Hvis maden bliver leveret på fade, er det relevant at vise, hvordan de ser ud. Et billede af en tallerken anrettet med pincet fortæller ikke nødvendigvis meget om den buffet, værten skal stille frem til 40 gæster.

Vis gerne både de enkelte retter og et samlet bord. Det gør det lettere at forestille sig, hvordan menuen fungerer som helhed.

Et cateringfirma kan også vise en ret, som den bliver leveret, og hvordan den kan se ud efter anretning. Så ved kunden, hvad der følger med, og hvad der eventuelt kræver lidt arbejde derhjemme.

Det vigtigste er, at billederne viser den mad og det niveau, kunden kan forvente at modtage.

Hjælp med at vælge menu til anledningen

Mad til en reception skal fungere på en anden måde end mad til en konfirmation. Ved receptionen står gæsterne måske op med et glas i hånden. Til konfirmationen sidder de til bords, og der kan være både børn, bedsteforældre og vegetarer blandt gæsterne.

Derfor er det en hjælp at præsentere menuer efter anledning og forklare, hvorfor de passer.

Små serveringer kan være praktiske, når gæsterne skal kunne spise uden en fast bordplads. En buffet giver mulighed for selv at vælge mellem flere retter. En portionsanrettet menu kan være oplagt, når middagen skal have et bestemt forløb, men stiller også krav til serveringen.

Her kan cateringfirmaets erfaring gøre valget lettere. Fortæl eksempelvis:

• Om menuen egner sig til en stående reception eller en siddende middag.
• Om retterne skal serveres straks eller kan indgå i et længere måltid.
• Hvor meget plads der skal bruges til anretning og buffet.
• Hvilket arbejde værten selv skal stå for.
• Hvilke muligheder der er for børn og gæster med særlige kostbehov.

Giv gerne et par gennemarbejdede forslag frem for at lade kunden sammensætte alt fra bunden. Der kan stadig være mulighed for tilpasninger, men et klart udgangspunkt gør beslutningen mere overskuelig.

Besvar spørgsmålet: Er der nok mad?

Det er et af de spørgsmål, mange værter vender tilbage til. Ingen har lyst til at opdage halvvejs gennem middagen, at fadene er tomme.

“Pris pr. kuvert” fortæller ikke i sig selv, hvordan et måltid er sammensat. Derfor bør menuen gøre det tydeligt, hvilke retter og hvilket tilbehør der er inkluderet.

Følger der brød, dressing og sauce med? Er desserten en del af pakken? Og hvordan bliver mængderne tilpasset, hvis selskabet består af både voksne og børn?

Portionernes størrelse afhænger blandt andet af menuen, arrangementets varighed og af, om der bliver serveret andet i løbet af dagen. Cateringfirmaet kan hjælpe ved at forklare de forudsætninger, menuen er beregnet ud fra.

Hvis kunden ønsker ekstra tilbehør eller natmad, bør det være let at se mulighederne. Det giver et bedre grundlag for at vælge end en generel anbefaling om at bestille nogle ekstra kuverter for en sikkerheds skyld.

Gør det praktiske lige så tydeligt som menuen

Selv en fristende menu kan efterlade kunden med tvivl. Især hvis det er uklart, hvad der sker, når maden ankommer.

Kommer de lune retter varme og klar til servering? Skal noget i ovnen? Er salaterne anrettet? Og skal fade eller varmekasser afleveres igen dagen efter?

Det er oplysninger, som har betydning for, om løsningen passer til festen. Et privat køkken kan eksempelvis have svært ved at rumme flere store bakker, der skal opvarmes samtidig.

En god hjemmeside til et cateringfirma bør derfor give overblik over både maden og de praktiske rammer. Menukort, priser, minimumsbestilling, leveringsområde og bestillingsfrister skal være lette at finde, også når kunden sidder med mobilen.

Gør samtidig prisen gennemskuelig. Hvis levering, leje af udstyr eller andre ydelser koster ekstra, skal kunden kunne se det, før bestillingen bliver bekræftet.

Det sparer spørgsmål undervejs og gør det lettere at sammenligne forskellige løsninger.

Tag særlige kostbehov med fra begyndelsen

Ved et større selskab kan der være gæster med allergier eller behov for en tilpasset menu. Der kan også være vegetarer og veganere, som skal have et måltid, der passer ind i resten af serveringen.

Vis derfor, hvilke muligheder der findes, og hvordan kunden får dem afklaret.

En vegetarisk gæst skal gerne kunne glæde sig til sin hovedret på samme måde som resten af selskabet. Beskriv retten konkret, og forklar, hvilke dele af menuen gæsten kan spise med af.

Ved allergier er det vigtigt med en direkte dialog om ingredienser og mulighederne for at undgå kontakt med allergener under tilberedning og pakning. Cateringfirmaet bør være tydeligt om, hvad køkkenet kan imødekomme.

Bed kunden oplyse særlige behov tidligt i forløbet, og få aftalerne med i den endelige bekræftelse. Det giver et fælles grundlag, når køkkenet skal planlægge og tilberede maden.

Gør den første forespørgsel enkel

Når kunden har fundet en menu, der ser rigtig ud, skal det være let at komme videre.

En forespørgselsformular behøver ikke rumme alle detaljer om arrangementet. Til at begynde med kan det være nok at bede om dato, anledning, forventet antal gæster, leveringssted og den menu, kunden overvejer. Hertil kommer kontaktoplysninger og plads til spørgsmål eller særlige behov.

Gør det tydeligt, om kunden sender en uforpligtende forespørgsel eller afgiver en bestilling. Det må ikke være noget, man skal gætte sig til ud fra teksten på en knap.

Fortæl også, hvornår kunden kan forvente svar, og hvad næste skridt er. Skal menuen aftales nærmere? Bliver der sendt et tilbud? Og hvornår er datoen reserveret?

En klar proces hjælper kunden med at planlægge resten af festen.

Lad aftalerne følge med helt til bordet

Når bestillingen er på plads, er en skriftlig bekræftelse en god hjælp for begge parter. Her kan menu, antal kuverter, pris, levering og særlige aftaler samles.

Skriv også, hvornår det endelige gæsteantal skal oplyses, og hvordan eventuelle ændringer bliver håndteret.

Ved leveringen bør kunden få letforståelige instruktioner om de retter, der kræver opvarmning, anretning eller særlig opbevaring. Anvisningerne skal passe til den konkrete menu, så værten kan følge dem uden at skulle improvisere midt i forberedelserne.

Det er ofte her, cateringfirmaets arbejde for alvor bliver mærkbart for kunden. Når maden kommer som aftalt, tilbehøret er med, og instruktionerne er til at forstå, kan værten koncentrere sig om gæsterne.

Gør det nemt at glæde sig til måltidet

Et godt menukort vækker appetitten. Præcise oplysninger og klare aftaler gør det muligt at bestille med ro i maven.

For cateringfirmaet handler vejen til flere bestillinger derfor også om at forstå værtens situation. Kunden skal vælge mad til mennesker med forskellige ønsker og samtidig få styr på en lang række andre detaljer.

Jo bedre cateringfirmaet hjælper med den opgave, desto lettere bliver valget. Og når festen er i gang, skal maden helst give gæsterne noget at tale om, mens værten får tid til selv at sætte sig til bords.